Zarządzanie procesami biznesowymi w ELO

 

Wstęp

Pod pojęciem zarządzanie procesami biznesowymi kryje się angielskie sformułowanie – Business Process Management (w skrócie BPM). Jest to zbiór procesów oraz narzędzi mających za zadanie optymalizację przebiegu procesów biznesowych w organizacjach. Czym z kolei są procesy biznesowe? Jest to seria zadań bądź też działań mających za zadanie rozwiązać określony problem lub doprowadzić do osiągnięcia zamierzonego efektu. W celu czytelnej reprezentacji procesów biznesowych są one przedstawiane schematem blokowym. Przeprowadzenie analizy procesu prowadzącej do stworzenia schematu blokowego określa się mianem modelowania procesu biznesowego.

W niniejszym artykule zostaną zaprezentowane aspekty dotyczące odzwierciedlenia przebiegu procesów w elektronicznych formularzach zapisu i kontroli danych oraz budowa i nadawanie obiegu elektronicznych formularzy spójnych z przebiegiem procesu.

 

Elektroniczne formularze zapisu i kontroli danych.

ELO umożliwia zarządzanie procesami biznesowymi wykorzystując do tego formularze. Używając technologii znanych z sieci Internet możliwe jest stworzenie dowolnego układu pól. Wartości w polach mogą być podpowiadane, możliwe jest stworzenie pól z wyborem z określonej, skończonej listy wartości, pól typu wyboru (jedna lub wiele opcji z wielu możliwości). Niektóre pola mogą pełnić tylko rolę informacyjną. Ponadto w ELO możliwa jest kontrola każdej wprowadzanej w polu wartości według zaprogramowanego klucza.

Za przykład formularzy posłuży jeden z formularzy używany w module budżetowania – Karta wydatków majątkowych. Przypuśćmy, iż w naszej firmie istnieje wiele działów. Każdy z działów raz w roku przedstawia swoje planowane wydatki majątkowe. 

 

Do realizacji tego procesu został przygotowany powyższy formularz. Został on tak zaprojektowany, aby wprowadzone wartości w poszczególnych kwartałach były automatycznie sumowane. Ponadto możliwe jest wprowadzanie tylko wartości liczbowych, niedozwolone jest wprowadzanie np. liter – system automatycznie weryfikuje wprowadzone wartości zwracając komunikat o błędzie. Ponadto pole opisane jako działanie musi być wypełnione na podstawie przygotowanej listy, która została rozwinięta w dolnej części formularza. Dzięki tym cechom możliwe jest przygotowanie spersonalizowanego formularza, który idealnie nadaje się do realizacji określonego procesu.

 

Budowa obiegu elektronicznych formularzy.

Aby proces biznesowy był kompletny, nie wystarczy dostarczyć użytkownikowi narzędzia do wprowadzania i edycji danych dotyczących określonego działania. Należy jeszcze przygotować i określić obieg formularza zgodnego z definicją danego procesu. Najwygodniejszym i najbardziej efektywnym sposobem konstruowania takiego obiegu jest użycie schematów blokowych. W ELO mechanizm taki został oparty o kilka podstawowych cegiełek (węzłów), z których możemy zbudować dowolnie skomplikowane obiegi:

  • węzeł użytkownika – przypisany statycznie lub dynamicznie do konkretnego użytkownika systemu; dodatkowo węzeł taki może być przypisany do mechanizmu automatyzacji, który może zostać dowolnie oprogramowany
  • węzeł decyzji – umożliwia zdefiniowanie warunku, na podstawie którego nastąpi wybór konkretnej ścieżki w obiegu
  • węzeł dystrybucji – jak nazwa wskazuje, przekazuje on formularz / dokument do kolejnego elementu ścieżki obiegu
  • węzeł zbiorczy – umożliwia stworzenie mechanizmu, który zbiera przejście elementu przez wiele ścieżek obiegu do wspólnego miejsca, np. sytuacja, gdy dany dokument musi być zatwierdzony równolegle przez dwóch kierowników zanim zostanie przekazany do akceptacji przez dyrektora

W systemie istnieje jeszcze kilka rodzajów węzłów, które umożliwiają realizację bardzo specyficznych warunków projektu i są rzadziej wykorzystywane.

Przykładem definicji procesu biznesowego opisanym przy użyciu mechanizmu obiegów ELO jest poniższy przykład.

 

Powyższy schemat przedstawia opis procesu biznesowego definiowania wydatków majątkowych działu. W procesie tym została zdefiniowana określona droga dokumentu:

  • po wypełnieniu karty wymagane jest zatwierdzenie karty przez kierownika danego działu, ponadto pracownik może zapisać aktualne wartości na karcie i zakończyć pracę z formularzem
  • kierownik działu może odesłać kartę ponownie do wypełnienia przez pracownika, może zapisać zmiany (co powoduje również zmiany w innych częściach systemu), lub zapisać i zakończyć (co spowoduje zapisanie karty).

Jak widać używając kilku podstawowych bloków można zdefiniować i opisać cały proces biznesowy. Formularz danych elektronicznych jest przekazywany pomiędzy pracownikami tak, aby proces był kompletny. Jest to podstawowa i bardzo istotna cecha systemów obiegu dokumentacji elektronicznej w firmie.

Dzięki prostemu interfejsowi oraz rozbudowanym możliwością system ELO jest rewelacyjnym narzędziem umożliwiającym osobom mniej obeznanym w świecie informatyki tworzyć i edytować obiegi formularzy i dokumentów w firmie.