ELO – miejsce powstawania dokumentów

System ELOprofessional podobnie jak wszystkie systemy DMS został stworzony z myślą o archiwizowaniu, zarządzaniu i przetwarzaniu dokumentów – zarówno tych papierowych poddawanych digitalizacji, jak i dokumentów elektronicznych.

W niniejszym artykule chcielibyśmy przedstawić jeszcze jedną bardzo istotną funkcjonalność systemów rodziny ELO – możliwość nie tylko archiwizowania i zarządzania dokumentami wytworzonymi w innych aplikacjach, ale również tworzenia dokumentów bezpośrednio z poziomu ELO.

 

Szablony dokumentów

Podstawowym sposobem utworzenia nowego dokumentu w systemie ELO jest skorzystanie z domyślnej  funkcjonalności tworzenia dokumentów z szablonu. Funkcja ta doskonale sprawdza się w przypadkach, gdy chcemy utworzyć nowy dokument na podstawie istniejącego już w ELO pliku. Opcja ta dostępna jest dla wszystkich edytowalnych formatów plików (np. takich jak pliki pakietów biurowych Office i OpenOffice, pliki graficzne, a nawet specjalistyczne pliki CAD).

Przykładem wykorzystania tej funkcji może być utworzenie projektu nowej umowy na podstawie szablonu lub wręcz gotowej umowy! Wystarczy w systemie ELO wskazać miejsce, w którym chcielibyśmy utworzyć nową umowę i kliknąć przycisk Dokument z szablonu. Otwarte zostanie okno, w którym wyświetla się lokalizacja w archiwum ELO, z której można wybierać szablony. Lokalizacja ta może być zdefiniowania dla każdego użytkownika lub działu osobno. Dział prawny może np. w swoich szablonach mieć dostęp do szablonów wszelkich umów, zaś dział handlowy będzie miał dostęp do zupełnie innej grupy szablonów (np. zamówienia). Jak wspomniano wcześniej istnieje także możliwość wskazania np. gotowej umowy, którą chcemy zmienić i wykorzystać jako nową.
System ELO po wskazaniu pliku, automatycznie utworzy nowy dokument w określonym przez nas miejscu. Po nadaniu nowej nazwy, dokument ten zostanie automatycznie otworzony do edycji, dzięki czemu będziemy mogli wprowadzić zmiany.

 

Tworzenie umowy z szablonu

 


Dokumenty wirtualne

Bardzo ważną cechą systemu ELO jest możliwość przechowywania nie tylko dokumentów, ale także metadanych. Dzięki możliwości dodawania tych informacji, ELO jest w stanie wnieść dodatkowe dane do każdego zarchiwizowanego pliku.
Firma Idee rozwinęła tą funkcjonalność i umożliwia dodawanie metadanych nie tylko do plików elektronicznych, ale również do wirtualnych obiektów tworzonych w systemie ELO. Realizowane jest to poprzez dołączanie do obiektów formularzy WWW umożliwiających dowolne określanie danych jakie dokument ma zawierać, a także sposobu ich przedstawienia (przykłady wirtualnych dokumentów tworzonych bezpośrednio w ELO zostały przedstawione w artykule Budżet projektu).
Utworzenie i wypełnienie wirtualnego dokumentu jest początkiem jego życia. Oczywiście można, podobnie jak na wszystkich innych dokumentach, uruchomić na nim obieg, czy wykonać inne operacje dostępna dla standardowych dokumentów. Taki dokument może być źródłem do powstawania innych dokumentów wirtualnych (pisaliśmy o tym w artykule Dane rozproszone - zbieranie i prezentacja danych), ale także do utworzenia standardowych dokumentów elektronicznych. Jeśli utworzymy dokument elektroniczny, który będzie zawierał informacje o konkretnym projekcie i wydatkami z nim związanymi, nic nie stoi na przeszkodzie, aby taki kosztorys wyeksportować z systemu ELO jako arkusz kalkulacyjny Excel, aby przedstawić go na spotkaniu grupy projektowej lub wykorzystać jako specyfikację zamówienia.
Tak samo można postąpić np. z wszelkimi wnioskami. Wirtualny wniosek (np. urlopowy) po przejściu przez cały obieg (pracownik, przełożony, kadry) można wyeksportować i wydrukowany, a następnie podpisany dołączyć do teczki personalnej pracownika.

 

Tworzenie pliku z dokumentu wirtualnego

 


Eksport informacji i raportów

System ELO pozwala także na generowanie raportów, statystyk, a także innych informacji, które chcemy uzyskać o dokumentach w archiwum elektronicznym.
Przykładem takiego zastosowania ELO może być rejestry przesyłek wpływających i wychodzących, które tworzone są przez prawie każdy sekretariat w firmie lub innej instytucji. Jeśli wszystkie przesyłki wpływające są archiwizowane w systemie ELO, to podwójną pracą byłoby tworzenie ręcznie ich zestawienia. System ELO umożliwia automatycznie stworzenie takiego rejestru w formie nowego dokumentu dla dowolnie wybranego przedziału czasu (raport dzienny, miesięczny, wybranego zakresu). Podobne zestawienia możemy robić dla innych typów dokumentów. Chociażby możliwe jest wygenerowania dowolnego zestawienia faktury kosztowych, czy aktualnie realizowanych projektów.
Możliwości tworzenia plików z raportami i zestawieniami są właściwie nieograniczone. Poza standardowymi zestawieniami, takimi jak wspomniany już rejestr przesyłek, oferujemy także możliwość stworzenia spersonalizowanych dla konkretnego klienta raportów.

 

Raport poczty wplywajacej

 


Integracja z innymi systemami

System ELO, oprócz generowania plików do wykorzystania bezpośrednio przez użytkowników, oferuje także możliwość tworzenia plików służących do integracji z innymi systemami. Nierzadko w naszych wdrożeniach natrafiliśmy na systemy dziedzinowe klienta, które nie pozwalały na integrację na poziomie interfejsu programistycznego, bazy danych czy usługi web service. Jedyną możliwością integracji pozostawała wtedy wymiana informacji za pomocą plików.
ELOprofessional pozwala na wygenerowanie plików CSV, XML, JSON, jak również pliku o dowolnej składni i strukturze. Umożliwia to eksportowanie nie tylko dokumentów z ich opisami, ale innych danych, czy wręcz informacji sterujących innymi systemami.