ELO - INTEGRACJE cz.1 "Biuletyn Informacji Publicznej"

Wstęp

ELO to świetne narzędzie do archiwizacji i obiegu dokumentów oraz procesów organizacji. Rozbudowana platforma zawiera wiele przydatnych mechanizmów wspomagających użytkownika w wykonywaniu jego codziennych czynności. Do najważniejszych zaliczyć możemy:

  • Zaawansowany OCR (przeszukiwanie dokumentów po treści w nich zawartej – także PDF, zdjęcia, Tiff)
  • Mechanizmy bezpieczeństwa
  • Praca wielu osób/zespołów nad jednym dokumentem
  • Łatwe w konfiguracji obiegi dokumentów
  • Prostota obsługi
  • Integracja z Wordem, Excelem, Outlookiem
  • System kontroli wersji dokumentu (każda poprzednia wersja dokumentu pozostaje w systemie w celach archiwizacyjnych)

Musimy jednak pamiętać, że każda firma, czy organizacja posiada zestaw aplikacji, z którymi pracowała przed wdrożeniem ELO, a które wynikają ze specyfikacji prowadzonej działalności, zapisów prawa, czy po prostu przyzwyczajeń.W takim przypadku, niesłychanie ważna staje się możliwość zintegrowania ELO z dowolnym innym środowiskiem informatycznym. Jedną ze zrealizowanych przez nas integracji, jest połączenie procesu załatwiania sprawy przez urząd z portalem Biuletynu Informacji Publicznej. 

 

Czym jest Biuletyn Informacji Publicznej?

Zgodnie z opisem z oficjalnej storny internetowej BIP https://www.bip.gov.pl/

Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) został stworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej w postaci elektronicznej. Biuletyn ten składa się z witryn WWW, na których władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne udostępniają informacje publiczne wymagane przez polskie prawo. 

W 2001 roku - na podstawie artykułu 61 Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej - została ogłoszona Ustawa o dostępie do informacji publicznej 

http://isap.sejm.gov.pl/Download?id=WDU20011121198&type=3 Biuletyn Informacji Publicznej to system stron internetowych służący powszechnemu i bezpłatnemu dostępowi do informacji publicznej. Dostęp do informacji zawartych w biuletynie jest możliwy poprzez:

stronę główną biuletynu znajdującą się pod adresem www.bip.gov.pl, zawierającą podstawowe informacje o podmiotach (nazwa, dane teleadresowe, informacje o redaktorze strony) wraz z odsyłaczami do stron podmiotowych,

strony podmiotowe, przygotowane przez podmioty ustawowo zobowiązane do ich prowadzenia, z informacjami o prowadzonej przez siebie działalności. Adresy tych stron można znaleźć na stronie głównej BIP.

 

Cechy integracji ELO - BIP

Urząd ma za zadanie zakładanie i prowadzenie spraw swoich petentów. W określonym przez prawo terminie, każda ze spraw musi został w odpowiednio sposób obsłużona, a petent musi mieć bieżącą informację na temat stanu sprawy.

Rozwiązanie łączy w sobie kilka funkcji:

  • agreguje dokumenty dostarczane przez petenta
  • łączy zebrane dokumenty z teczką klienta założoną w urzędzie
  • uruchamia proces obiegu dokumentów wewnątrz urzędu (ELO pilnuje, aby każdy z pracowników otrzymał zbiór dokumentów i wykonał odpowiednią pracę z nimi)
  • komunikuje się na bieżąco z platformą BIP i dostarcza informacji na temat stanu sprawy
  • pilnuje terminów załatwiania spraw, które określone są zapisami prawa.

 

Szczegółowy opis rozwiązania

Pracownik urzędu, spotyka się z petentem i zakłada mu „Sprawę” będącą procedurą opisującą powód pojawienia się petenta w urzędzie. W czasie rozmowy z petentem, pracownik wciska w ELO przycisk „Nowa sprawa”, co powoduje, że w archiwum tworzy się nowa teczka sprawy:

Dodawanie nowej sprawy

Pracownikowi urzędu wyświetla się formularz, który należy uzupełnić w czasie rozmowy z petentem. Jednym z pól jest pole „Stan sprawy”, które pracownik musi wypełnić:

Formularz sprawy

 

Po rozmowie z petentem, przekazywany jest mu numer sprawy (NR w rejestrze/ROK, dla opisywanego przykładu 21/2014 - numer generuje się automatycznie):

Data i numer sprawy

 

sprawa rusza do dalszego procedowania na podstawie zdefiniowanego uprzednio obiegu:

Obieg sprawy

 

Na każdym etapie pracy pole „statusu sprawy” jest uaktualniane. Skutkuje to tym, że informacje o stanie sprawy jest na bieżąco synchronizowana z platformą BIP. Petent, po wyjściu z urzędu, ma możliwość wejść na stronę internetową urzędu i w zakładce BIP odnaleźć swoją sprawę.

Wyszukiwanie sprawy

 Wpisując swoje dane i wciskając „Wyszukaj” odnajdywane są powiązane sprawy:

Odnalezione sprawy

 

 

Klikając w daną sprawę, otwierają się jej szczegóły:

 

Szczegóły sprawy

System ten jest bezpieczny, żadne dane wrażliwe nie wypływają na zewnątrz. Pomimo dostępu od strony internetu, nawet wpisując przypadkowe numeru PESEL, numery dowodów osobistych, czy numery spraw, co najwyżej dostaniemy informację, że taka sprawa jest w urzędzie, jednak nie poznamy żadnych szczegółów, ani danych wrażliwych petenta. Jednocześnie, osoba zainteresowana, czyli peten, otrzymuje pełną informację na temat tego, na jakim etapie jest jego sprawa.

 

Wszystkie przedstawione powyżej informacje, są tylko propozycją. Każdy formularz, przycisk, czy pole na poszczególnych ekranach może zostać dostosowane do indywidualnych potrzeb danego urzędu.