Dane rozproszone - zbieranie i prezentacja danych

W ninejszym artykule pragniemy zaprezentować Państwu rozwiązanie, którego celem jest zebranie danych z wielu różnych formularzy i ich zaprezentowanie w wygodny dla użytkwonika sposób w postaci jednego edytowalnego formularza.

     Wyboraźmy sobie scenariusz, w którym mamy za zadanie opracowanie wydatków potrzebnych do zasadzenia roślin w naszej firmie. Wydatki te realizowane są przez różne działy naszej firmy - inny dział zajmuje się aranżacją wnętrz - ten wybiera doniczki, inny zajmuje się sadzeniem kwiatów a jeszcze inny będzie zajmować się ich późniejszą pielegnacją. Każdy z tych działów sam określa kwoty, jakimi powinien dysponować, aby postawione zadanie móc zrealizować. Jednak to, czy kwoty te są akceptowalne podejmuje Dyretkor Wykonawczy, który powinien móc przejrzeć wszystkie wprowadzone wartości w sposób jak najbardziej przejrzysty, dzięki czemu szybko będzie on w stanie podjąć decyzję o realizacji bądź odrzuceniu danego projektu.

 

Rozproszenie danych w systemie

Dane w prezentowanym przykładzie zbierane są w sposób rozproszony. Ma to następujące korzyści:

  • Podział odpowiedzialności - za wprowadzenie danych odpowiedzialne są poszczególne osoby; w sposób przejrzysty i czytelny części składowe zadania można przydzielić do wybranych osób
  • Przejrzystość - skomplikowane zadania i procesy podzielone na części składowe są znacznie czytelniejsze oraz łatwiejsze w zarządzaniu
  • Bezpieczeństwo - za każdą elementarną cześć odpowiedzialna jest osoba, która ma największe kompetencje do oceny danej sytuacji, dzięki czemu zwiększamy bezpieczeństwo realizowanych zadań
  • Poprawność - w związku z wyzanczaniem najbardziej kompetentnych osób każde zadanie realizowane jest w sposób prawidłowy i jak najbardziej zgodny z rzeczywistością
  • Wielodostępowość - wiele działów, które odpowiadają za poszczególne zadania może jednocześnie wprowadzać dane - nie kolidują one ze sobą, nie ma potrzeby blokowania i wypożyczania dokumentu zbiorczego

      W naszym scenariuszu występuje kilka działów firmy, które odpowiedzialne są za poszczególne procesy. Wypełniają one formularze przygotowane do zbierania danych. Każdy z działów dostaje indywidualny portokół, w którym może wpisać kwoty potrzebne do realizacji wskazanego zadania. Przykład takiego protokołu przedstawiony jest na poniższym rysunku.

 Formularz działu 1

      Bardziej rozbudowanym przykładem formularza jest poniższy rysunek. Na nim jeden z działów firmy (najbardziej zaangażowany w proces przygotowywania kwiatów) określa zarówno koszty własne rezaliacji zadania jak i koszty przekazane do innych działów (tam pracują osoby, które mają dostęp do hurtowni tanich doniczek oraz niedrogich sadzonek). Widnieją tam kwoty zaakceptowane, które to pochodzą z działów, do których dany koszt został przekazany - tak więc poza zaangażowaniem dwóch działów do naszego zadania zaangażowane zostały kolejne dwa, które były bardziej kompetentne w podjęciu pewnych decyzji finansowych.

Formularz działu 2

Widoczne kwoty akcpetacji pochodzące z działów, do których zostały zaadresowane są kosztami ostatecznymi, które pojawią się na formularzu przygotowanym dla Dyrektora Wykonawczego. 

      Po wypełnieniu danych przy użyciu powyższych formularzy w systemie znajdują się informacje, które w uporządkowany sposób przedstawiają koszty zrealizowania naszego zadania - zasadzenia roślin w firmie. Każdy odpowiedzialny dział wykonał kalkulację w oparciu o posiadaną wiedzę, jednak to, czy zadanie będzie można zrealizować oraz to, czy koszty są akceptowalne poejmie osoba odpowiedzialna na wyższym stanowisku w firmie - w naszym wypadku Dyrektor Wykonawczy. Mógłby on przeglądać poszczególne protokoły, jednak nie byłoby to rozwiązanie wygodne (czasochłonnośc a przez to wyższe koszty analizy danych). Podobnie moglibyśmy stworzyć jeden fromularz - przygotowanie kwiatów, w którym wszystkie działy musiałyby wpisać swoje dane. To rozwiązanie ma jednak wiele wad przy czym głównym problemem byłaby wielodestępowość, jednocześnie na jednym formularzu nie mogłaby pracować więcej niż jedna osoba. Dzięki udostępnieniu każdemu indywidualnego formularza problem ten nie istnieje.

 

Zebranie danych i ich prezentacja

      Ostatnim krokiem ku ładniejszej firmie jest zatwierdzenie wydatków przez Dyrektora Wykonawczego. W związku z tym dostaje on do dyspozycji własny spersonalizowany formularz, w którym może przejrzeć informacje wpisane przez pracowników poszczególnych działów firmy. Na jego podstawie Dyrektor Wykonawczy może podejąć decyzję o realizacji zadania. Poniższy rysunek prezentuje zebrane informacje w postaci listy uwidocznionej na jednym formularzu.

 Dane zbiorcze

Wielokierunkowa komunikacja

      Powyższe zbieranie danych z wielu formularzy i jego prezentacja nie rozwiązują w pełni problemu. Załóżmy, iż Dyrektorowi spodobały się donniczki, które jednak są dwukrotnie droższe niż te zaproponowane przez jeden z działów. Jest on zdecydowany ponieść większe koszty i tylko na takie doniczki zgadza się przy realizacji niniejszego zadania. Jeżeli formularze nie umożliwiłyby wielokierunkowej komunikacji musiałby się zgłosić do odpowiedniego działu z prośbą o koretkę wpisanej wartości po czym dopiero mógłby zatwierdzić cały projekt. Ponadto dział, do którego by się zgłosił musiałby podjąc decyzję nie pomijając działu, który koszt ten określił i przekazał. Tak więc byłby to proces wielopoziomowy i, jak pokazuje praktyka, bardzo czasochłonny. Aby uniknąć takich problemów w systemie uwzględniono, iż słowo Dyrektora Wykonawczego jest tym ostatnim - może on w pełni korygować wprowadzone wartości, a to, co zostanie przez niego wpisane pojawi się we wpisach wszystkich formularzów, których dana pozycja dotyczy - w tym wypadku zarówno na formularzu działu określającego kwotę kosztu jako kosztu działu obcego jak i na formularzu kosztów przekazanych działu, do którego dana kwota była przekazywana (łącznie dwa inne formularze). Tak więc komunikacja i wymiana danych między formularzami występuje w dwóch kieunkach i jest propagowana na wszystkie formularze zależne. Reasumując: wszystkie wpisy uzupełnione przez poszczególne działy zostają przeniesione do karty zbiorczej przygotowanej dla Dyrektora Wykonawczego i jednocześnie wszystkie zmiany wprowadzone przez Dyrektora pojawiają się na formularzach poszczególnych działów. Co się jednak stanie, jeżli zmiany nastąpią jednocześnie w wielu różnych kartach, np. zbiorczej Dyrektora i w formularzu działu? Czy w ogóle taka sytuacja jest możliwa oraz jak zabezpieczyć działanie systemu i spójność danych w takiej sytuacji? - o tym będziecie Państwo mogli przeczytać w kolejnych wpisach na naszym blogu.