Budżet projektu - przykład na podstawie firmy budowlanej

Chcemy zaprezentować Państwu rozwiązanie ELOprofessional zrealizowane dla dużej firmy budowlanej, w której poważnym problemem było zarządzanie dokumentacją i budżetem realizowanych budów.
Nasza firma przedstawiła i wdrożyła funkcjonalność, która centralizuje zarządzanie wszystkimi informacjami związanymi z budowami, a także pomaga w rozliczaniu finansowym budowy.

 

Struktura to podstawa

Okno Tworzenie folderu budowyPierwszym założeniem rozwiązania było utworzenie ujednoliconej struktury folderów dla każdej budowy wraz z odpowiednio przypisanymi prawami dostępu. Zdecydowaliśmy się na stworzenie funkcjonalności, który ułatwia użytkownikom wpisywanie danych.
Po lewej stronie przedstawione jest na pierwszy rzut oka niepozorne okno, w którym użytkownik wpisuje wszystkie niezbędne informacje, jednak „w tle” działają mechanizmy, które pilnują poprawności danych przez szereg warunków weryfikacyjnych.  Jest to szczególnie istotne dla spójności opisów wszystkich projektów w systemie oraz poprawności nadawania praw. Prawa nadawane są automatycznie zgodnie z przedstawionymi nam założeniami oraz informacjami podanymi przez użytkownika. Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy zapewnić, że w systemie zawsze obowiązują następujące zasady:

  • Kierownicy budów widzą tylko swoje budowy (projekty) – poprawia to przejrzystość archiwum i nie pozwala na przeglądanie istotnych dokumentów przez osoby nieprzypisane do konkretnego projektu
  • Księgowość widzi tylko dokumenty finansowe
  • Wszystkie informacje dostępne są dla Zarządu

 

Drzewo budowyPo zaakceptowaniu danych budowyw systemie automatycznie zakładane jest drzewo dla tego projektu z odpowiednimi podwęzłami dla każdego z etapów realizacji zadania. Zapewnia to przejrzystą i ujednoliconą strukturę, która wymusza na użytkownikach zachowanie porządku i umieszanie dokumentów w poprawnych podfolderach budowy. Automatyzacja nadawania praw minimalizuje błąd ludzki w tym zakresie co poprawia bezpieczeństwo danych.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Faktury

Drugim postawionym przez nas zadaniem było zrealizowanie obiegu dla faktur, który angażowałby jak najmniejszą ilość osób i który pozwalałby na automatyczne archiwizowanie i rozliczanie faktur w ramach konkretnych budów.

Faktura budowa - indeksowanie

Powyżej przedstawione zostało okno opisu faktury, w której wypełniane są niezbędne informacje do dalszego przetworzenia faktury. Użytkownik musi wypełnić następujące pola:

 

  • Budowa – automatycznie generowana przez system list aktywnych budów
  • Kontrahent – lista kontrahentów generowana z systemu ERP
  • Kwota faktury
  • Pozycja budżetu nr – nr konkretnej pozycji w budżecie, do którego ma zostać przypisana faktura (lista generowana automatycznie na podstawie danych budowy).

Po wypełnieniu powyższych pół i zatwierdzeniu danych system automatycznie archiwizuje fakturę w folderze Księgowość, gdzie jest dostępna z perspektywy dwóch widoków (dokumenty można przeglądać wg Lat i wg Kontrahentów), dzięki czemu można go łatwo zlokalizować. Dodatkowo odnośnik do faktury podpinany jest do konkretnej budowy i jest widoczny w jej rozliczeniu. Dzięki takiemu rozwiązaniu Kierownicy budów mają dostępne wszystkie interesujące ich dokumenty w folderze budowy, a księgowość w swoim własnym widoku.
Po archiwizacji dokumentu system automatycznie uruchamia także obieg dokumentów, który rozsyła do księgowości i przypisanych do budów kierowników informacje o nowej fakturze. Kierownicy będąc nawet na placu budowy mogą zweryfikować fakturę na urządzeniu mobilnym, co znacznie przyśpiesza zatwierdzanie kosztów.

 

Budżet

Zarchiwizowane i zatwierdzone dla danej budowy faktury wpływają bezpośrednio na jej budżet i rozliczenie całego projektu. Jest to niezwykle istotna funkcjonalność szczególnie w kontekście bardzo szczegółowego pilnowania kosztów i wynagradzania pracowników na podstawie prowizji od zysków całego projektu. Wprowadzona przez naszą firmę funkcjonalność wspomaga Zarząd w śledzeniu budżetu każdej budowy i pozwala na określenie jej opłacalności.


Budżet realizowany jest w postaci formularza przypisanego do budowy, który służy do jego edycji, jak i przeglądania stanu aktualnego. Użytkownik zakładając budowę określa jakie pozycje będą w ramach niej niezbędne do realizacji (np. wypłaty dla pracowników, paliwo do maszyn budowlanych, konkretne materiały budowlane) oraz ich szacowany koszt. Tworzy to nam budżet budowy, który w dowolnej chwili uprawnione do tego osoby mogą modyfikować.

 Formularz budowy

 
Zatwierdzane w systemie faktury są automatycznie dodawane do tego rozliczenia. W poniższym przykładzie można zauważyć, że dodana w poprzednim kroku faktura za beton przekroczyła zakładany koszt i sprawiła, że na pozycji 2 budżet jest deficytowy (oznaczone czerwonym polem). Na szczęście inne koszty budowy pokrywają się jeszcze z szacunkami, dzięki czemu cała budowa jest opłacalna (stąd też jej nazwa w systemie wyświetlana jest na zielono, w przeciwieństwie do budowy 56, której czerwony kolor oznacza przekroczenie pierwotnego budżetu).


Co dalej?

W przyszłości system budżetu budowy ma być rozwijany o dodatkowe funkcjonalności takie jak:

  • Powiadomienia o zbliżającym się terminie zapłaty faktury.
  • Szczegółowe rozliczanie kosztów paliwowych.
  • Automatyczne lub półautomatyczne księgowanie faktur bezpośrednio z systemu ELO.